SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA (15)

Personil merupakan salah satu sumber daya fisik yang mengalir melalui perusahaan, dan departemen sumber daya manusia yang berperan penting dalam arus tersebut. Departemen sumber daya manusia disebut SDM, merupakan suatu area fungsional perusahaan, yang melaksanakan fungsi staf. Di perusahaan besar, SDM biasanya dikepalai oleh seorang wakil direktur.

Sumber Daya Manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya. Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata (real) secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.

Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Nama sistem manajemen sumber daya manusia (human resource management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. 

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SMSDM/HRMS) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan. Hal ini mencakup perekrutan, wawancara, dan pengujian. Setelah personil diterima, SDM menyimpan catatan-catatan pegawai dan keluarganya. Jika personil berhenti bekerja, SDM melakukan wawancara keluar untuk memperoleh pandangan mengenai kebijakan sumber daya manusia perusahaan, dan mengatur program pensiun dari pegawai yang pensiun.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah :

· Timely (tepat waktu)

· Accurate (akurat)

· Concise (ringkas)

· Relevant (relevan)

· Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteristik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

Menurut Marimin (2005) terdapat beberapa keuntungan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia :

1. sistem teknologi informasi memungkinkan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan strategis organisasi.

2. TI mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu database yang sebelumnya tersimpan di beberapa lokasi fisik yang terpisah. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan, departemen SDM dapat mengambil perspektif global terhadap persediaan dan kebutuhan pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan cara yang lebih efektif.

3. SIM personalia memfasilitasi penyimpanan dan akses kecatatan kepegawaian yang vital bagi organisasi. Sebagai tambahan terhadap data internal, dengan fasilitas internet departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses langsung ke sumber data eksternal yang berisi informasi penting bagi penyusunan strategi SDM, seperti literature, data kependudukan, informasi praktik-praktik SDM yang dilakukan organisasi lain, dan aturan-aturan ketenagakerjaan/ kepegawaian.

Perencanaan dan pengelolaan sumber daya manusia akan lebih terarah, lebih proporsional dan lebih obyektif. Informasi yang dihasilkan berdasarkan data yang diolah dengan berdasarkan pada aturan-aturan (rules) yang jelas dan transparan.